ToimintaKonseptin tietosuojaseloste – päivitetty 24.5.2018

Tuottaaksemme ja markkinoidaksemme valmennus-, koulutus-, coachaus- ja konsultointipalvelujamme pidämme asiakasrekisteriä ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja. Käsittelemme henkilötietojasi mahdollisimman suurella huolellisuudella EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) ja kansallisen henkilötietolain (523/1999) mukaisesti. Alla on kuvaus siitä, mitä tietoja käsittelemme ja miten.

Henkilörekisterin nimi: Asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä ja tietojen käsittelijä
ToimintaKonsepti Helsinki Oy
Y-tunnus: 2082405-8
Kotipaikka: Helsinki
Yhteystiedot: Sari&Virpi@toimintakonsepti.fi
050 5320 543/Virpi Haverinen, 050 324 0667/Sari Laitinen

Kenen tietoja käsittelemme?
Käsittelemme tietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, jos

  • olet asiakkaamme (yhteyshenkilö)
  • osallistut valmennuksiimme, koulutuksiimme tai coachaukseen
  • olet yhteistyökumppanimme
  • olet potentiaalinen asiakas
  • tai vierailet verkkosivullamme tai sosiaalisen median kanavissamme

 Miksi käsittelemme tietojasi?
Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen avulla hoidamme asiakas- tai yhteistyösuhteitamme ja markkinoimme palvelujamme. Tarkemmin tietojen käsittelyn tarkoitus riippuu siitä, mihin edellä mainittuun henkilöryhmään kuulut.

  • Mikäli olet asiakkaamme tai osallistut valmennuksiin, koulutuksiin tai coachaukseen pidämme henkilötietojen avulla sinuun yhteyttä sopimukseen kuuluvien palvelujen toimittamiseksi sekä kertoaksemme tiedotteilla tai sähköisellä uutiskirjeellä sinulle merkityksellisistä teemoista. Voimme käyttää tietoja myös lisäpalvelujen markkinointiin.
  • Mikäli olet potentiaalinen yhteisöasiakkaamme, käytämme henkilötietojasi kertoaksemme yhteisölle tarjottavista palveluista sähköisen uutiskirjeen, tiedotteiden, markkinointiviestien sekä suoran yhteydenpidon (puhelin, tekstiviesti, sähköposti tai sosiaalisen median kanavan) avulla. Yhteydenpito ei velvoita sinua.
  • Jos olet potentiaalinen henkilöasiakas, käytämme tietojasi suoramarkkinointiin ainoastaan, jos olet antanut tähän suostumuksen, esimerkiksi verkkosivujemme yhteydenottolomakkeen, uutiskirjeen tilauksen, sosiaalisen median tai henkilökohtaisen vuorovaikutuksen kautta.
  • Yhteistyökumppanina käytämme tietojasi sopimuksen mukaisen yhteistyön hoitamiseen.

Mitä tietoja käsittelemme?
Asiakasrekisterissä voidaan säilyttää ja käsitellä seuraavia henkilötietoja:

  • etunimi ja sukunimi
  • sähköpostiosoite
  • puhelin
  • yritys/organisaatio, työnantaja
  • tehtävä ja osasto yrityksessä
  • tietojen rekisteröintipäivä
  • sosiaalisen median profiilit
  • Suoramarkkinointiin liittyvät suostumukset, kiellot ja muut annetut asiakas- tai yhteistyösuhteen hoitamiseen liittyvät oleelliset tiedot.

Verkkosivujemme käytöstä keräämme seuraavat tiedot

  • URL-reitti sivustolla
  • Vierailun ajankohta
  • Selaintyyppi ja -versio
  • Laitetyyppi
  • Verkkosivulta uutiskirjeen tilanneen nimi ja sähköpostiosoite
  • IP-osoite (tallentuu verkkopalvelimien lokeihin, jotta voimme tunnistaa ja estää vilpillistä tai luvatonta pääsyä järjestelmiimme).

Tietojen hankinta
ToimintaKonsepti kerää henkilötiedot seuraavista lähteistä:

1 Pääsääntöisesti saamme henkilötiedot itsesi antamina esimerkiksi verkkosivuillamme olevan yhteydenottolomakkeen tai muun henkilökohtaisen vuorovaikutuksen kautta. Mikäli osallistut valmennuksiin, koulutuksiin tai coachaukseen, voimme saada henkilötietosi yhteisösi edustajalta eli yhteyshenkilöltämme. Henkilötietojen antaminen on edellytys asiakassuhteen syntymiselle ja hoitamiselle.

2 Jos olet potentiaalisen yhteisöasiakkaan edustaja tai yrityspäättäjä, ToimintaKonsepti saattaa kerätä henkilötiedot julkisesti verkossa, esimerkiksi yrityksesi kotisivuilla, olevista tiedoista.

3 Verkkosivujen käytöstä kerätty tieto.

Tietojen luovutus
ToimintaKonsepti on verkostomaisesti toimiva yritys ja voi teettää työtä myös alihankintana. Asiakkaiden tietoja voidaan luovuttaa käsiteltäväksi ToimintaKonseptin verkostoalihankkijalle tässä selosteessa mainittuun käyttötarkoitukseen silloin, kun se on palvelun tuottamisen kannalta välttämätöntä.

ToimintaKonsepti voi siirtää tietoja myös palvelun teknisen tuottamisen mahdollistavien ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimille. Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain, jos palvelun tekninen toteuttaminen sitä edellyttää, tai jos se on muutoin välttämätöntä henkilötietolain pykälän 23 osien 2–5 mukaan. EU:n ulkopuolisilta yhteistyökumppaneilta edellytetään EU:n tietosuojakäytäntöjen täyttämistä.

Tietojen säilytys
Käsittelemme tietoja vain niin kauan kuin tarvitsemme niitä rekisterin tarkoituksen mukaisessa toiminnassa. Asiakkaiden henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun on perusteltua asiakkuuden hoitamisen kannalta. Tietoja voidaan sälyttää vielä asiakkuuden päättymisen jälkeen siltä osin, kuin on tarkoituksenmukaista ottaen huomioon, että asiakkuus saattaa vielä jatkua jossain muodossa myöhemmin. Mikäli tietoja on tarpeen säilyttää lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi (esim. kirjanpito, verotus), säilytysaika määräytyy lain mukaan.

Poistamme rekisteristä kaikki tarpeettomat henkilötiedot 12 kuukauden välein. Voit pyytää tietojesi poistamista rekisteristä jokaisessa lähettämässämme markkinointiviestissämme olevan poistumislinkin kautta tai lähettämällä pyynnön sähköpostitse osoitteeseen: Sari&Virpi@toimintakonsepti.fi. Tällöin poistamme tiedot välittömästi.

Miten suojaamme tietosi?
Käytämme seuraavia suojatoimia tietoturvan varmistamiseksi.

Sähköinen materiaali

  • Käsittelemme henkilötietoja vain nykyaikaisilla ja tietoturvallisiksi todetuilla tietojärjestelmillä, jotka vastaavat tyypillisimpiin tietoturvariskeihin.
  • Rajaamme pääsyn tietoihin salasanoilla ja henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla vain niille henkilöille, jotka ovat siihen oikeutettuja, ja jotka niitä tarvitsevat tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.
  • Otamme tiedoistasi säännölliset varmuuskopiot.

Fyysinen materiaali

  • Säilytetään lukituissa tiloissa.

ToimintaKonseptilla on tässä rekisteriselosteessa mainittujen mahdollisten ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa sopimus, jonka edellytyksenä ovat luottamuksellinen ja lainmukainen tietojen käsittely ja sekä suojaus.

Oikeutesi
Rekisterissämme olevana voit luottaa meidän käsittelevän henkilötietojasi niin kuin omiamme. Lähettämällä viestin osoitteeseen Sari&Virpi@toimintakonsepti.fi
voit

  • tarkistaa, mitä henkilötietoja sinusta on asiakasrekisteriimme tallennettu
  • pyytää virheellisten tietojen korjaamista yksilöimällä virhe ja ilmoittamalla muuttuneet tiedot
  • pyytää henkilötietojesi poistamista asiakasrekisteristä
  • kieltää suoramarkkinoinnin
  • tehdä valituksen henkilötietojesi käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Kiitos sujuvasta yhteistyöstä!

Share This